Pandemia COVID-19 spowodowała, że system pracy zdalnej stracił swój wyjątkowy charakter i stał się zjawiskiem powszechnym. W przypadku organów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością ułatwienie pracy na odległość było pożądane jeszcze przed wybuchem epidemii. Stan zagrożenia życia i zdrowia przyśpieszył nowelizację Kodeksu spółek handlowych w tym zakresie. Przedstawiamy najważniejsze zmiany dotyczące trybu pracy organów spółek z o.o. (z których większość weszła w życie 31.03.2020):
- Zarząd – zgodnie z treścią art. 208 § 52 KSH zarząd spółki z o.o. może podjąć uchwałę w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Wprowadzono możliwość uczestniczenia członków zarządu w posiedzeniu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Warunkiem decydującym o wykorzystaniu powyższych udogodnień jest umowa spółki, w której nie może być zapisów wykluczających takie rozwiązania.
- Rada Nadzorcza – członkowie rady nadzorczej również uzyskali prawo uczestniczenia w posiedzeniach przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 222 § 11 KSH). W związku z tym, rada nadzorcza może podejmować uchwały zdalnie (a także, podobnie jak zarząd, w trybie pisemnym), chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały.
- Zgromadzenie Wspólników – organ ten już we wrześniu 2019 roku zyskał możliwość przeprowadzenia zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Warunkiem skorzystania z takiego trybu był zapis w umowie dopuszczający takie rozwiązanie. Obecnie znowelizowano art. 2341 § 1 KSH, w wyniku czego udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób zdalny postanawia zwołujący to zgromadzenie.
Zdalne obrady zostały również umożliwione w przypadku organów spółki akcyjnej.